看了一堆有關職場工作術的書,到底「工作效率」有沒有提升呢?其實,撇開個人工作技能、時間管理,有沒有做好辦公桌的配置,也是會影響到工作效率喔!如果你覺得自己的工作效率不彰,不妨快來檢視自己的辦公桌,做一下調整吧!

 

1. 淨空桌面,沒用到的物品別放在桌上

電腦(或 Notebook)和電話幾乎是每個上班族辦公必用的物品,除了這兩樣之外,其餘用不太到的東西都應該收拾起來。桌面正前方為作業區,不論是會使用到電腦或者書寫、處理文件,都應該淨空此區,以便雙手有充足且舒適的活動空間。

 

 

Keep front desk empty淨空作業區,讓雙手有舒適的空間可以在此操作電腦或書寫公文
圖片來源:[email protected][email protected]

 

 

2. 運用 3 分法並依照使用頻率來擺放辦公用品

一般上班族的辦公桌不是方形就是 L 形,在擺放辦公用品時,可以劃分 3 個區域(待辦文件區、作業區及參考文件區),分門別類放置。

 

 

working desk allocation將辦公桌簡單劃分 3 個區域,並將工作上會使用到物品分類擺放,對提升工作效率很有幫助喔!

 

 

3. 善用收納小工具

工作久了,除了書寫用的文具,名片、文件往往也會增多,要管理好這些東西當然得使用收納工具,才能有系統的整理好,方便日後找尋使用。以下這 3 種收納小工具,絕對是你要有的呦!

 

(1) 筆筒文具收納組

除了可以買現成的,也可善用空紙盒、空玻璃罐來自製筆筒文具收納組,不僅做環保,成品獨一無二,與眾不同哦!

 

 

筆筒文具收納組筆筒文具收納組不僅是辦公室必備的收納小物,更是可以妝點自己辦公桌風格的好物
圖片來源:Pinterest

 

 

如果你的工作會用到較多的文具及事務用品,光有筆筒文具收納組肯定還不夠,一定要再加上「抽屜收納盒」,有效使用抽屜的空間。

抽屜收納盒抽屜收納盒是很好的收納小工具,可以將文具及事務用品分門別類擺放好,抽屜不會雜亂無章
圖片來源:Pinterest

 

(2) 文件檔案夾、收納架/盒

一般來說,文件檔案是工作中會使用到或參考到的資源,收納當然不能馬虎!我們可視文件檔案的多寡以及未來增加的頻率,挑選合適的收納工具;量少可用文件檔案夾、收納架,量多則可用收納盒。要有系統、有條理的整理這些資源,還要搭配「標籤」的使用,才能做好分類工作。

 

 

 

文件檔案收納工具選擇合適的文件檔案收納工具將文件妥善整理,日後查閱才會方便
圖片來源:Pinterest

 

(3) 名片簿

如果工作性質偏向業務,或者常需要與外部人員建立聯絡網,那麼名片簿就一定不能少。在與新的商務人士接觸、交換名片後,除了要養成整理名片的習慣,更重要的是立即把對方的聯絡方式(甚至針對對方所做的筆記)記錄下來;不管是儲存到電子郵件通訊錄,還是手機連絡人之中,都是可以幫助自己在有需要時,快速找到聯絡人的好方法!

 

 

名片管理除了用名片簿收納名片外,電子化的時代更要懂得善用名片管理 APP 軟體,將聯絡資訊儲存到手機或電腦中


圖片來源:Pinterest

 

將辦公桌配置和各種小物的收納打理好,才有助於井然有序的工作。找個時間為自己的辦公桌進行「斷、捨、離」吧!

 

更多 女子學 Facebook

 

本文由 女子學 授權提供

如果您對文章有任何問題,請來信私訊,我們會盡快為您處理

推薦閱讀